Jeden skrót, który zmienia wszystko
Wybór reguły Incoterms często odbywa się „z przyzwyczajenia”, bez realnej analizy ryzyka.
Tymczasem jeden błędny skrót w kontrakcie może sprawić, że za uszkodzony towar w porcie
zapłacisz Ty – a nie Twój kontrahent.
Czym właściwie są Incoterms i dlaczego wersja 2020 jest kluczowa?
Reguły Incoterms (International Commercial Terms) to fundament międzynarodowego handlu. Choć na pierwszy rzut oka mogą wydawać się jedynie technicznymi skrótami, w rzeczywistości stanowią precyzyjny język biznesowy, który pozwala uniknąć kosztownych nieporozumień.
Podział obowiązków: Koszty i Ryzyko
Najważniejszą funkcją Incoterms jest jasne określenie dwóch krytycznych punktów w procesie dostawy:
- Moment przejścia kosztów: Wskazuje, do którego miejsca za transport, cła i ubezpieczenie płaci sprzedający, a od którego te wydatki przejmuje kupujący.
- Moment przejścia ryzyka: Wyznacza punkt, w którym odpowiedzialność za ewentualne uszkodzenie lub utratę towaru przechodzi ze sprzedawcy na kupującego.
Ważne zastrzeżenie: Należy pamiętać, że reguły te nie określają momentu przejścia prawa własności do towaru. Kwestia ta powinna być zawsze osobno uregulowana w kontrakcie handlowym, gdyż Incoterms skupiają się wyłącznie na fizycznej dostawie i związanych z nią nakładach finansowych.
Obecnie najnowszą obowiązującą wersją są Incoterms 2020, które wprowadziły istotne zmiany (np. zastąpienie reguły DAT regułą DPU czy doprecyzowanie ubezpieczenia w CIP). Należy jednak wiedzieć, że:
- Starsze wersje wciąż działają: Incoterms nie są prawem narzuconym odgórnie – to zbiór dobrowolnych reguł. Oznacza to, że jeśli obie strony tak postanowią, mogą nadal korzystać z wersji z 2010 lub nawet 2000 roku.
- Konieczność precyzji: Aby uniknąć sporów prawnych, przy każdym skrócie na fakturze czy w umowie (np. FOB, CIF czy DDP) musi znaleźć się odwołanie do konkretnej wersji.
- Zalecany format zapisu: Prawidłowy wpis powinien wyglądać następująco:
[Wybrany skrót] [Dokładne miejsce dostawy] Incoterms 2020
Brak dopisku o wersji może doprowadzić do sytuacji, w której sprzedawca i kupujący interpretują dany skrót według różnych edycji reguł, co w razie awarii statku lub opóźnień w porcie staje się zarzewiem poważnego konfliktu finansowego.
Najczęstsze błędy przy wyborze Incoterms
Stosowanie EXW w eksporcie
EXW (Ex Works) wydaje się najprostsze, ale zostawia całe ryzyko eksportowe po stronie kupującego,
co komplikuje formalności celne.
Mylenie FOB z FCA
FOB dotyczy tylko transportu morskiego. Dla kontenerów lepszym wyborem jest FCA,
które precyzyjniej określa moment przejścia ryzyka.
Brak doprecyzowania miejsca dostawy
Sam skrót nie wystarczy – zawsze należy dodać konkretną lokalizację, np. „CIF Gdynia, Polska”.
Dobre praktyki w 2026 roku
Analizuj całkowity koszt dostawy (TCO)
Nie patrz tylko na cenę towaru – uwzględnij transport, ubezpieczenie, cło i ryzyko.
Dopasuj regułę do środka transportu
FAS, FOB, CFR, CIF – tylko dla transportu morskiego. Dla pozostałych: FCA, CPT, CIP, DAP, DPU, DDP.
Zawsze konsultuj z działem logistyki
Sprzedaż i zakupy powinny współpracować z logistyką, aby wybrać optymalną regułę.
Najczęściej stosowane reguły Incoterms w Pol-Agent
| Reguła | Zastosowanie | Co musisz wiedzieć |
|---|---|---|
| FOB | Transport morski | Sprzedawca odpowiada do momentu załadunku na statek |
| CIF | Transport morski | Sprzedawca opłaca fracht i minimalne ubezpieczenie |
| DAP | Drogowy / multimodalny | Dostawa „pod drzwi”, odprawa importowa po stronie kupującego |
Dlaczego te reguły dominują?
- FOB [Free on Board]: Pozwala kupującemu na zachowanie kontroli nad kosztami frachtu morskiego i wybór własnego spedytora, co jest kluczowe przy dużych wolumenach z Azji.
- CIF [Cost, Insurance and Freight]: Często wybierany przez początkujących importerów, ponieważ sprzedawca bierze na siebie organizację transportu głównego i ubezpieczenia.
- DAP [Delivered at Place]: Standard w transporcie drogowym na terenie Europy. Jest bardzo wygodny, bo towar trafia bezpośrednio do magazynu kupującego, przy zachowaniu jasnego podziału obowiązków celnych.
Podsumowanie dla Twojej wygody:
Pamiętaj, że wybór reguły zawsze zależy od Twojego doświadczenia w handlu i relacji z kontrahentem. Jeśli sprowadzasz towar z daleka, FOB daje Ci największą elastyczność w zarządzaniu łańcuchem dostaw. Jeśli zależy Ci na prostocie przy dostawach z UE, DAP będzie najrozsądniejszym wyborem.
Jak wybrać mądrze? (Porady eksperta)
Kontroluj transport – wybieraj grupy F (FCA, FOB)
Jeśli zależy Ci na realnym wpływie na koszty oraz terminowość dostawy, najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest wybór reguł z grupy F.
- Decyzyjność: Wybierając np. FOB lub FCA, to Ty decydujesz, która spedycja (np. Pol-Agent) zajmie się Twoim ładunkiem.
- Przejrzystość kosztów: Unikasz ukrytych opłat portowych lub manipulacyjnych, które zagraniczni dostawcy często doliczają do faktury w regułach z grupy C (np. CIF).
- Bezpieczeństwo informacji: Pracując ze swoim spedytorem, masz bezpośredni wgląd w status przesyłki i realny czas transportu.
Pamiętaj o ubezpieczeniu – standard to często za mało
Wiele firm żyje w błędnym przekonaniu, że towar jest zawsze w pełni chroniony. Rzeczywistość Incoterms wygląda jednak inaczej:
- Obowiązek ubezpieczenia: Jedynie reguły CIP oraz CIF nakładają na sprzedawcę formalny obowiązek wykupienia polisy.
- Zakres ochrony: W regule CIF sprzedawca musi zapewnić jedynie ubezpieczenie o minimalnym zakresie (tzw. Klauzula C), które może nie pokryć wielu typowych szkód transportowych.
- Warto rozważyć Ubezpieczenie Cargo: Niezależnie od wybranej reguły, zawsze rekomendujemy wykupienie dodatkowego ubezpieczenia Cargo. Daje ono pełną ochronę finansową od drzwi do drzwi, chroniąc Cię przed skutkami zdarzeń losowych, na które przewoźnik nie ma wpływu.
Masz wątpliwości co do swojej reguły Incoterms?
Przeanalizujemy Twój kontrakt i pomożemy dobrać warunki dostawy,
które realnie zabezpieczą Twój biznes.